Was ist zu tun, wenn ein XFA-Formular nicht bearbeitet werden kann?

XFA steht für "XML Forms Architecture". Es wurde von Adobe Systems entwickelt, um interaktive Formulare in PDF-Dokumenten zu erstellen. XFA ermöglicht die Erstellung komplexer Formulare mit dynamischem Inhalt. Sie können sie für Berechnungen, Validierungen und interaktive Elemente wie Schaltflächen und Dropdown-Menüs verwenden. Diese Dateien sind jedoch anfällig für Kompatibilitätsprobleme.

In manchen Fällen kann ein XFA-Formular von keinem Editor bearbeitet werden. Was sollten Sie tun, wenn Sie ein XFA-Formular haben, das nicht bearbeitet werden kann? Das werden Sie in diesem Artikel erfahren.

Teil 1. Warum kann dieses XFA-Formular nicht bearbeitet werden?

XFA-Formulare sind Dokumente mit interaktiven Formularelementen. Herkömmliche PDF-Formulare basieren hingegen auf der AcroForms-Technologie und speichern Formulardaten auf statische Weise. Die meisten PDF-Editoren sind für herkömmliche PDFs ausgelegt. Daher können sie möglicherweise keine XFA-Formulare bearbeiten.

Adobe Systems, wie Acrobat Pro DC, kann XFA-Formulare öffnen und bearbeiten, aber nicht immer. Wenn dem Formular Einschränkungen hinzugefügt wurden, können diese nicht einmal von Adobe Acrobat bearbeitet werden. Am besten bearbeiten Sie sie mit dem Adobe LifeCycle Designer. Auf diese Weise können Sie alle interaktiven Elemente des Formulars erhalten. Dies ist jedoch eine weitere App, die Sie installieren und deren Verwendung Sie lernen müssen. Wenn Sie im Laufe des Jahres nur einige wenige XFA-Formulare bearbeiten müssen, ist dies nicht zu empfehlen.

Teil 2. Dieses XFA-Formular kann nicht bearbeitet werden: Was muss ich tun?

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein XFA-Formular zu reparieren, das nicht bearbeitet werden kann. Eine davon ist die Verwendung der Druckfunktion eines PDF Tools. Eine andere Möglichkeit ist, das Formular in Word und dann wieder in PDF zu konvertieren.

Für diese Anleitung werden wir Wondershare PDFelement verwenden. Dieser anspruchsvolle PDF Editor verfügt über Funktionen zum Drucken und Konvertieren. Es ist eine fantastische Wahl, denn Wondershare PDFelement ist preiswert und benutzerfreundlich. Unterschätzen Sie ihn aber nicht, denn es ist genauso leistungsfähig wie ein teurerer PDF Editor. Außerdem gehört es nicht zu Adobe Systems, so dass wir es auf Kompatibilitätsprobleme testen können.

Methode 1. "XFA-Formular kann nicht bearbeitet werden" Problem mit der Druckfunktion behoben

Bitte beachten Sie, dass diese Methode die PDFs glättet. Das bedeutet, dass die Formularfelder nicht mehr interaktiv sind und dass die Ebenen und das Javascript entfernt werden. Zum Glück können Sie Wondershare PDFelement verwenden, um die interaktiven Elemente wieder hinzuzufügen, nachdem Sie das Problem behoben haben.

1. Öffnen Sie das XFA-Formular mit Wondershare PDFelement.
2. Klicken Sie auf das Drucken Symbol oben links auf dem Bildschirm oder klicken Sie auf Datei > Drucken.

3. Wählen Sie Wondershare PDFelement als Drucker aus.

4. Klicken Sie auf Drucken und speichern Sie die neue Datei.

Methode 2. Behebung des Problems, dass das XFA-Formular nicht bearbeitet werden kann, durch Konvertierung in Word

Diese ist zugegebenermaßen etwas komplexer als das letzte. Aber wenn die vorherige Methode nicht funktioniert hat, ist sie einen Versuch wert. Für diese Methode benötigen Sie außerdem Microsoft Word.

1. Öffnen Sie das XFA-Formular mit Wondershare PDFelement.
2. Klicken Sie auf Kommentar.

3. Wählen Sie das Signatur Tool. Wählen Sie Ihre Signatur und fügen Sie sie dem XFA-Formular hinzu.

4. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter. Speichern Sie die PDF-Datei als eine andere PDF-Datei.

5. Gehen Sie zurück zum PDFelement-Hauptbildschirm. Klicken Sie auf "PDFs konvertieren".

6. Wählen Sie Word(*docx) als Dateiformat für die Ausgabe. Klicken Sie auf Ok.

7. Öffnen Sie die Word-Datei mit Microsoft Word. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter.

8. Wählen Sie PDF als Dateityp.
9. Klicken Sie auf Speichern. Das XFA-Formular ist jetzt vollständig editierbar.

Teil 3. Vermeiden Sie das Problem nicht editierbarer XFA-Formulare durch Konvertieren in PDF

Einige Unternehmen verwenden immer noch XFA-Formulare. Aber niemand empfiehlt, dies zu tun.

Wie wir bereits besprochen haben, sind XFA-Formulare oft nicht editierbar. Sie unterliegen der Kontrolle durch die Verwaltung von Dokumentenrechten (DRM). Das schränkt die Aktionen ein, die Sie mit dem Dokument durchführen können. Je nach den vom Eigentümer festgelegten Berechtigungen können Sie das Dokument möglicherweise nicht bearbeiten, drucken oder kopieren. Ja, das können Sie mit den oben beschriebenen Methoden lösen. Trotzdem müssten Sie Zeit damit verschwenden, dieses Problem zu beheben.

Zweitens erlauben die ISO-Formate für PDF-Dokumente wie PDF/A, PDF/E, PDF/X und andere nicht die Verwendung von XFA. Schließlich unterstützen mobile Geräte keine XFA-Formulare. Die einzige Möglichkeit, XFA-Formulare unterwegs zu bearbeiten, ist daher die Verwendung eines Laptops. Aber anders als bei Smartphones können Sie Ihren Laptop nicht überall aufklappen.

Aus diesem Grund sollten Sie sie in PDF konvertieren. Mit diesem Schritt können Sie alle Kompatibilitätsprobleme beseitigen. PDF-Tools sind weiter verbreitet als Tools, die XFA-Formulare bearbeiten können. Einige PDF Tools können zwar auch XFA-Formulare bearbeiten, aber nicht alle.

Außerdem ist PDF das bevorzugte Format für juristische Dokumente und Formulare. Durch das Konvertieren von XFA in PDF wird sichergestellt, dass das Dokument den gesetzlichen Anforderungen und Standards für den Dokumentenaustausch und die Archivierung entspricht.

Das Beste daran ist, dass PDFs auch interaktive Formularfelder unterstützen. Es spielt also keine Rolle, ob die Dateien nach der Konvertierung geglättet werden. Sie können sie einfach mit Tools wie Wondershare PDFelement wieder hinzufügen.

Teil 4. Wie man ein XFA-Formular mit Wondershare PDFelement bearbeitet

Wondershare PDFelement ist ein PDF Tool, das interaktive Formularfelder unterstützt. Es unterstützt auch XFA. Daher können Sie Wondershare PDFelement verwenden, um XFA-Formulare zu bearbeiten. Mit der Funktion "Formularfelder erkennen" können Sie Formularfelder, die nicht mehr interaktiv sind, schnell identifizieren. Sie können das entsprechende Formularelement darüber legen, damit Sie das Formular trotzdem ausfüllen können.

Um XFA-Formulare mit Wondershare PDFelement zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Starten Sie Wondershare PDFelement.
2. Ziehen Sie das XFA-Formular per Drag & Drop in die Oberfläche von PDFelement, um es zu öffnen. Klicken Sie alternativ auf PDF öffnen > wählen Sie das XFA-Formular aus.

3. Gehen Sie auf die Registerkarte Formular. Dies zeigt Ihnen alle interaktiven Formularfelder an.

4. Falls vorhanden, fügen Sie die interaktiven Formularfelder hinzu.
5. Klicken Sie auf Home oder Bearbeiten. Sie können nun auf die interaktiven Formularfelder klicken, um sie auszufüllen.

Teil 4.1. Interaktive Formularfelder, die von Wondershare PDFelement unterstützt werden

Hier sind die Formularelemente, die Sie mit Wondershare PDFelement hinzufügen können:

Textfeld - Sie verwenden dieses Feld, wenn es keine spezifische Antwort auf eine Frage gibt. Sie lassen den Formularausfüller eingeben, was am besten funktioniert. Um ein Bild zu malen, verwenden Sie ein Textfeld, in das der Formularausfüller seinen Namen eingeben kann.

Kontrollkästchen - Wenn Sie eine Liste haben und der Formularausfüller mehrere davon auswählen kann, sind Kontrollkästchen die Formularelemente, die Sie hinzufügen sollten. Sie können auch Kontrollkästchen für Ja- und Nein-Fragen verwenden. Ein Häkchen bedeutet ja, ein Nicht-Häkchen bedeutet nein.

Optionsschaltflächen - Sie verwenden Optionsschaltflächen, wenn es mindestens zwei Optionen gibt und der Formularausfüller nur eine davon auswählen kann.

Dropdown - Dropdowns funktionieren ähnlich wie Optionsfelder, aber sie sparen mehr Platz. Normalerweise werden Dropdowns verwendet, wenn es mindestens drei Optionen gibt. Wenn es nur zwei sind, sind Optionsfelder besser, da sie dem Formularausfüller sofort zeigen, welche Optionen zur Verfügung stehen.

Signaturfeld - Signaturfelder sind spezielle Formularfelder, die nur digitale Signaturen akzeptieren.

Datumsfeld - Sie verwenden dieses Feld, wenn Sie möchten, dass der Formularausfüller ein Datum eingibt. Zum Beispiel ihr Geburtsdatum oder das Datum, an dem sie das Formular ausfüllen.

Fazit

Ihr XFA-Formular kann nicht bearbeitet werden? Mit den oben genannten Lösungen bereitet Ihnen das keine Kopfschmerzen mehr. Sie können sie jetzt ganz einfach lösen. Dies könnte jedoch ein Zeichen dafür sein, dass Sie XFA nicht mehr verwenden sollten. Verwenden Sie stattdessen PDF, das auch interaktive Formularelemente unterstützt. Der Vorteil dieser Umstellung ist, dass PDF in Bezug auf die Kompatibilität sicherlich besser ist. Jedes Gerät, auch Handys, kann PDFs öffnen und bearbeiten.

In diesem Sinne ist Wondershare PDFelement Ihre beste Wahl für einen PDF Editor. Dieses Tool ist für macOS, iOS, Windows und Android verfügbar. Sie können Wondershare PDFelement auch verwenden, um Formulare zu erstellen, zu bearbeiten oder Formulare auszufüllen. Das ist in der Tat eine einfache Entscheidung.