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Wie man passwortgeschützte PDF-Dateien weitergibt

Lesen Sie den Artikel, um zu erfahren, wie Sie passwortgeschützte PDF-Dateien weitergeben können.

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Wie man passwortgeschützte PDF-Dateien weitergibt

Die Übertragung eines PDF-Dokuments ist eine weit verbreitete Tätigkeit, die jeden Tag tausende Male durchgeführt wird. Das bedeutet jedoch nicht, dass es keine Risiken gibt. Denken Sie daran, dass mehr als 90% der Malware per E-Mail eintrifft. Es ist immer eine kluge Idee, Ihre Dateien vor dem Versand zu schützen. Wenn Sie mit PDFs mit aktuellem oder sensiblem Inhalt arbeiten, wird es für Sie lebenswichtig zu lernen, wie Sie diese mit einem Passwort schützen können.

Laut den Daten von spezialisierten Cybersecurity-Unternehmen gibt es täglich 2.244 Cyberangriffe und 164 gemeldete Cyberverbrechen. Es ist wichtig zu erkennen, dass digitale Tools enorme Produktivitätsvorteile mit sich gebracht haben, aber auch viele Sicherheitslücken, die die Benutzer gefährden können und es ist notwendig, Vorsichtsmaßnahmen zu treffen.

Wie schützt man eine PDF-Datei angemessen, bevor man sie weitergibt?

Sie müssen wissen, dass es keine sichere Methode zur Übertragung von Dateien gibt, aber es gibt Möglichkeiten, andere Personen am Zugriff auf Ihre Daten zu hindern, z.B. indem Sie Ihre Dateien mit einem Passwort schützen.

Es gibt viele Möglichkeiten, Dateien mit einem Passwort zu schützen, aber die effektivste Methode ist die Verwendung von Verschlüsselungstechnologien.

Die Datenverschlüsselung besteht aus der Generierung eines kryptografischen 128-Bit-Schlüssels unter Verwendung eines vom Benutzer zugewiesenen Passworts als Referenz. Anschließend wird der kryptografische Schlüssel verwendet, um einen komplexen Algorithmus zu erstellen, der den gesamten Inhalt des Dokuments segmentiert, ersetzt und neu anordnet, so dass es zu einer völlig unerkennbaren Datei wird.

Diese Sicherheitssysteme gelten als die sichersten, da es praktisch unmöglich ist, das Dokument zu entschlüsseln, wenn das zur Verschlüsselung verwendete Passwort unbekannt ist.

Obwohl die Verschlüsselungstechnologie sehr komplex ist, gibt es viele Anwendungen und Tools, mit denen Sie Ihre Dateien ganz einfach verschlüsseln können.

Hier zeige ich Ihnen verschiedene Methoden, um Ihre Dateien mit der Sicherheit zu teilen, dass für den Zugriff ein Passwort erforderlich ist.

Teil 1. Wie man Dokumente in Word verschlüsselt

Microsoft Word ist eine der Anwendungen aus der Microsoft Office-Suite und wurde speziell für die Bearbeitung von Textdateien entwickelt.

Wenn Sie Word als Hauptanwendung zur Erstellung von Textinhalten verwenden, können Sie Ihre Dokumente mit einem Passwort verschlüsseln. Die Durchführung dieser Aufgabe ist ganz einfach. Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen:

Schritt 1: Gehen Sie auf die Registerkarte "Datei".

Öffnen Sie Ihre Word-Datei und klicken Sie dann auf die Registerkarte "Datei" in der oberen linken Ecke des Bildschirms.

gehen Sie zur Registerkarte Datei

Schritt 2: Öffnen Sie das Verschlüsselungs-Tool

Klicken Sie in der linken Leiste auf "Info", dann auf "Dokument schützen" und wählen Sie aus der Liste der Optionen "Mit Passwort verschlüsseln".

mit Passwort verschlüsseln

Schritt 3: Passwort eingeben

Word zeigt ein Dialogfeld an. Geben Sie das Passwort Ihrer Wahl ein und klicken Sie auf "OK".

Passwort eingeben

Schritt 4: Bestätigen Sie das Passwort

Geben Sie noch einmal dasselbe Passwort zur Bestätigung ein und klicken Sie dann auf "OK".

Passwort bestätigen

Schritt 5: Bestätigen Sie, dass Ihr Dokument mit einem Passwort geschützt ist

Wenn Sie es gut gemacht haben, wird ein gelbes Kästchen um "Dokument schützen" angezeigt. Ihre passwortgeschützte Datei ist nun bereit zum Versenden.

Dokument schützen

Diese fünf Schritte waren mehr als genug, um Ihr Dokument zu schützen, d.h. Ihr Passwort wird benötigt, um auf den Inhalt zuzugreifen. Dies gilt jedoch nur für die Word-Anwendung. Wenn Sie also in PDF konvertieren müssen, können Sie Ihr Passwort nicht behalten.

Die Lösung hierfür ist, dass Sie Ihre Word-Datei in eine PDF-Datei konvertieren und dann das Passwort hinzufügen. Dafür gibt es mehrere Alternativen, die ich Ihnen später vorstellen werde.

Teil 2. Wie man passwortgeschützte Dateien in Windows freigibt

Windows verfügt über ein eigenes Tool zum Verschlüsseln Ihrer Dateien. Obwohl es sich hierbei um eine primäre Funktion handelt, sorgt sie dafür, dass Sie Ihren Dokumenten die nötige Sicherheit verleihen, um zu verhindern, dass unerwünschte Personen sie öffnen. Um die Verschlüsselung durchzuführen, müssen Sie Folgendes tun:

Schritt 1: Gehen Sie zu den Dateieigenschaften

Suchen Sie die Datei, die Sie schützen möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie in der Dropdown-Liste "Eigenschaften".

Gehen Sie zu den Dateieigenschaften

Schritt 2: Öffnen Sie die erweiterten Optionen

Sie müssen zu den erweiterten Optionen gehen; klicken Sie auf die Schaltfläche "Erweitert...".

öffnen Sie die erweiterten Optionen


Schritt 3: Aktivieren Sie die Verschlüsselung

Markieren Sie das leere Kästchen neben "Inhalt verschlüsseln, um Daten zu schützen" und klicken Sie auf "OK". Das Dialogfeld verschwindet.

Verschlüsselung aktivieren

Schritt 4: Änderungen übernehmen

Sie gelangen zurück zum Eigenschaftsfenster, wo Sie auf "Übernehmen" klicken müssen.

 Änderungen anwenden

Schritt 5: Wählen Sie die Art der Verschlüsselung

Möglicherweise wird eine Verschlüsselungswarnung angezeigt. Wählen Sie aus, ob Sie die Datei und den Ordner oder nur die Datei verschlüsseln möchten und klicken Sie dann zur Bestätigung auf die Schaltfläche "OK".

Art der Verschlüsselung auswählen

Schritt 6: Überprüfen Sie die verschlüsselte Datei

Wenn Sie alles richtig gemacht haben, sehen Sie ein Schloss-Symbol auf dem Symbol Ihrer Datei, das bestätigt, dass sie verschlüsselt ist.

prüfen Sie die verschlüsselte Datei

Teil 3. Wie man einen Zip-Ordner mit einem Passwort schützt

Eine andere Möglichkeit, Ihre PDF-Dateien zu verschlüsseln, ist ein Zip-Ordner. Auch dieses Verfahren ist mühelos und kann sehr schnell durchgeführt werden. Unten sehen Sie diese Methode:

Schritt 1: Senden Sie die Datei in den gezippten Ordner

Suchen Sie die Datei, die Sie mit einem Passwort schützen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie die Option "Senden an" und in der zweiten Liste "Komprimierter (gezippter) Ordner".

komprimierter (gezippter) Ordner

Schritt 2: Bestätigen Sie die Erstellung des gezippten Ordners

Sie sollten sofort einen neuen gezippten Ordner sehen.

neuer gezippter Ordner

Schritt 3: Passwort mit einer Drittanbieter-App hinzufügen

Leider kann Windows kein Passwort zu einem gezippten Ordner hinzufügen. Aber keine Sorge, im Internet gibt es zahlreiche Apps, die Ihnen dabei helfen können, ein Passwort zu Ihrem gezippten Ordner hinzuzufügen.

Passwort zu Ihrem gezippten Ordner

Diese Option, die ich mit Ihnen geteilt habe, ist sehr empfehlenswert, insbesondere wenn Sie viele PDF-Dateien gleichzeitig verschlüsseln möchten. Es hat jedoch einen Nachteil: Wenn jemand Ihr Passwort in die Hände bekommt, sind alle Ihre Dokumente gefährdet.

Teil 4. Wie man eine PDF-Datei mit PDFelement sperrt

Wenn Sie eine anspruchsvollere und professionellere Software für die Sicherheit Ihrer PDF-Dateien wünschen, ist PDFelement die beste Option. Diese leistungsstarke Anwendung hilft Ihnen, Ihre PDFs zu sperren und ihnen den nötigen Schutz zu geben, damit Sie sich bei der Weitergabe keine Sorgen machen müssen, dass Ihre Informationen angreifbar sind.

Der Passwortschutz Ihrer PDFs mit PDFelement ist eine mühelose Aufgabe, wie Sie an den Schritten sehen können, die ich Ihnen unten zeige:

  • Sperren von PDF-Dateien unter Windows

Schritt 1: Öffnen Sie die PDF-Datei

Starten Sie PDFelement und klicken Sie dann auf das Ordnersymbol. Wählen Sie die Datei, die Sie mit einem Passwort versehen möchten.

Öffnen Sie die PDF-Datei

Schritt 2: Öffnen Sie die Einstellungen für das Passwort

Klicken Sie auf "Passwort festlegen", um die Passworteinstellungen zu öffnen.

Klicken Sie auf Passwort festlegen

Schritt 3: Passwort festlegen

Klicken Sie auf das Quadrat neben "Passwort öffnen" und geben Sie dann das gewünschte Passwort ein.

Passwort festlegen

Schritt 4: Festlegen des Passworts für die Berechtigung (optional)

Sie können ein Passwort festlegen, um Berechtigungen zuzulassen; geben Sie es einfach ein.

Berechtigungspasswort festlegen

Schritt 5: Ändern der Druckberechtigung (optional)

Sie können die Druckberechtigung bearbeiten. Wählen Sie eine der drei Optionen.

Druckberechtigung ändern

Schritt 6: Ändern der Änderungsberechtigung (optional)

Sie können auch die Änderungsberechtigung bearbeiten. Wählen Sie eine der fünf vorhandenen Optionen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern" und PDFelement fügt das Passwort sofort zu Ihrer PDF-Datei hinzu.

Berechtigung zum Ändern von Änderungen

PDFelement gibt es nicht nur für Windows und wenn Sie Mac-Benutzer sind, können Sie Ihre PDF-Dateien auch sperren; diese Aufgabe ähnelt der letzten, weist aber einige Unterschiede auf. Hier beschreibe ich Ihnen, wie Sie sie durchführen können:

  • PDF-Dateien auf dem Mac sperren

Das Sperren von PDFs auf dem Mac ist ebenfalls möglich. Denken Sie daran, dass der Datenschutz durch ein Passwort darin besteht, den Inhalt eines Dokuments zu verschlüsseln, so dass er von Unbefugten nicht eingesehen oder verändert werden kann. Das bedeutet, dass die Technologie unabhängig von dem von Ihnen verwendeten Betriebssystem ist. Allerdings funktionieren nicht alle unter Windows verfügbaren Verschlüsselungstools auch unter macOS.

Teil 5. Wie man PDFs auf dem Mac mit Vorschau verschlüsselt

Wenn Sie ein macOS-Benutzer sind, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen. Denken Sie daran, dass Sie Ihre PDFs immer noch mit Word und PDFelement schützen können. Sie sollten jedoch wissen, dass eine native macOS-App Ihnen helfen kann, Ihre Dokumente zu verschlüsseln und mit einem Passwort zu schützen. Die App heißt "Preview" und ist die Standard-App für die Anzeige von PDF-Dokumenten. Als Nächstes werde ich Ihnen zeigen, wie Sie Ihre PDFs mit dieser Anwendung schützen können.

Schritt 1: Öffnen Sie Ihr PDF mit Preview

Preview ist der Standard-PDF-Betrachter unter macOS. Normalerweise genügt ein Doppelklick auf eine Datei, um sie mit Preview zu öffnen. Sollte dies bei Ihnen nicht der Fall sein, können Sie mit der rechten Maustaste auf die PDF-Datei klicken, die Option "Öffnen mit" anzeigen und "Preview" wählen.

pdf mit Preview öffnen

Schritt 2: Gehen Sie zu Exportieren

Sobald Ihr Dokument geöffnet ist, rufen Sie das "Datei" Menü auf und wählen die Option "Exportieren...".

Zum Export gehen

Schritt 3: Verschlüsseln

Nun wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie dem Dokument einen Namen zuweisen, ein Exportformat wählen und die Passwortsicherheit aktivieren müssen. Geben Sie schließlich ein Passwort ein und klicken Sie auf "Speichern".

Passwort-Sicherheit aktivieren

Fazit

Es ist wichtig, die Sicherheit nicht auf die leichte Schulter zu nehmen, da Schätzungen zufolge alle 39 Sekunden ein Cyberangriff auf der Welt stattfindet. Es ist schwer, aber notwendig zu verstehen, dass digitale Dateien ein potenzielles Sicherheitsproblem darstellen. Der Schutz Ihrer Dateien mit einem Passwort ist ganz einfach und kann Ihnen eine Menge Ärger ersparen. Darüber hinaus gibt es Tools wie PDFelement, die diese Aufgaben sehr viel einfacher machen.