Alles wird modernisiert. Von Häusern über Farmen bis hin zu Unternehmen verwendet jetzt alles Technologie, um das Vorhandene zu verbessern. Beispielsweise verwenden Unternehmen Ausgabenverwaltungssoftware, um Buchhaltungs- und Buchungsaufgaben zu erledigen. Obwohl sie nützlich sind, fehlt ihnen manchmal eine Funktion. Also fügen Sie mehr Technologie hinzu, um sie zu aktualisieren. Sie können OCR-Tools zum Scannen von Quittungen hinzufügen.
Ein OCR-Tool ermöglicht es Ihnen, Daten aus Quittungen zu extrahieren. Das ist ein enormer Zeitersparer, der die Produktivität in Ihrem Unternehmen verbessern wird. Dies wird sich auf die Erfahrung Ihrer Kunden auswirken; sie werden von dem ausgezeichneten Service begeistert sein. Und so werden sie eher Ihre Produkte oder Dienstleistungen kaufen.
In der Tat ist OCR-Technologie ein Muss für Ausgabenverwaltungssoftware. Dieser Artikel führt Sie in den besten Quittungsscanner und OCR-Tools ein.
In diesem Artikel
Vorteile der Digitalisierung von Quittungen
Einfacherer Zugriff
Digitalisierte Quittungen sind einfacher zu erreichen. Sie können die Technologie durch Ihre Sammlung von elektronisch gespeicherten Quittungen suchen lassen, um das zu finden, was Sie suchen. Und es würde es schneller finden, als Sie es könnten.
Verringertes Durcheinander
Sie werden mit vielen Papierquittungen ein durcheinandergewirbeltes Durcheinander in Ihrem Büro haben. Und im Laufe der Zeit wird dieser Berg von Quittungen weiter wachsen.
Was ist, wenn Sie Ihre Quittungen auf einem Computer speichern? Nichts wird sich in Ihrem Büro ändern, wenn Sie mehr Quittungen erhalten, abgesehen davon, dass Ihr Computer weniger Speicherplatz hat.
Seelenfrieden
Papierquittungen, genauso wie jedes andere gedruckte Dokument, können verloren gehen. Was ist, wenn Sie plötzlich die fehlende Quittung benötigen?
Elektronisch gespeicherte Quittungen gehen nicht so leicht verloren. Sie können sogar Kopien davon erstellen, um sie als Backup zu verwenden, falls jemand die Daten versehentlich löscht.
Verbesserte Sicherheit
Digitale Quittungen sind sicherer als Papierquittungen. Sicher, Hacker könnten potenziell darauf zugreifen. Solange Sie jedoch die besten Sicherheitspraktiken durchführen, sollte das nicht passieren.
Die Digitalisierung von Quittungen reduziert auch das Risiko von Betrug. Personen mit böswilligen Absichten können Papierquittungen stehlen und für ihre eigenen Zwecke verwenden. Das würde bei digitalisierten Quittungen nicht passieren.
Effizienz
Wie am Anfang dieses Artikels erwähnt, ermöglicht Technologie Unternehmen, mühsame Aufgaben schneller zu erledigen. Mit anderen Worten, sie steigert die Effizienz. Durch die Digitalisierung von Belegen werden viele Prozesse beschleunigt. So können sich Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren, die das Wachstum des Unternehmens fördern können.
So digitalisieren Sie Quittungen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihre Belege zu digitalisieren. Hier sind drei OCR-Scanmethoden, um Ihre Belege in digitale Kopien umzuwandeln.
Mit PDFelement für iOS
Wondershare PDFelement ist ein bekanntes PDF-Tool mit einer Version für iPhones und iPads. Es ist ein praktisches Tool, das für viele unverzichtbar ist. Eine seiner Funktionen ist die Möglichkeit, PDF-Dateien zu erstellen. Und es ermöglicht Ihnen, dies mit der Kamera Ihres Geräts zu tun.
Die Digitalisierung von Belegen mit PDFelement ist sehr unkompliziert. Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um dies zu tun.
- Starten Sie PDFelement.
- Tippen Sie auf das '+' (Plus)-Symbol unten rechts auf dem Bildschirm.
- In dem Pop-up-Menü wählen Sie unter "Neu erstellen" die Option "Scannen" aus. Dadurch wird die Kamera Ihres Geräts aktiviert.
- Richten Sie die Kamera auf den Beleg, den Sie scannen möchten, und machen Sie dann ein Foto.
- PDFelement wird das Bild automatisch in ein PDF umwandeln.
- Speichern Sie die Datei.
Verwendung von Office Lens
Microsoft Office Lens ist eine mobile App von Microsoft, dem Technologiekonzern, der Windows OS und viele andere digitale Tools entwickelt hat. Mit dieser App können Sie Dokumente in digitale Kopien scannen. So verwenden Sie Office Lens, um Belege zu digitalisieren:
- Öffnen Sie Microsoft Lens.
- Wischen Sie nach links oder rechts, um einen Scannmodus auszuwählen. Für Belege ist der Dokumentenmodus die beste Wahl.
- Machen Sie ein Foto des Belegs. Schneiden Sie bei Bedarf zu.
- Tippen Sie auf Fertig.
- Wählen Sie aus, wie Sie die Datei speichern möchten. Sie können sie als Bild, PDF, Word oder Powerpoint speichern. Außerdem können Sie sie direkt in OneNote oder OneDrive speichern. Tippen Sie auf Speichern.
Verwendung von Adobe Scan
Adobe ist ein weiteres Technologieunternehmen, das für die Herstellung zuverlässiger Produktivitätswerkzeuge bekannt ist. Eines seiner Produkte ist Adobe Scan, ein OCR-Tool für mobile Geräte. Sie können es als Belegscanner verwenden. Befolgen Sie diese Schritte, um dies zu tun:
- Öffnen Sie Adobe Scan.
- Wischen Sie nach links oder rechts, um den Scanmodus auszuwählen.
- Der Dokumentenmodus ist am besten geeignet für das Scannen von Quittungen.
- Machen Sie ein Foto von der Quittung.
- Wählen Sie "Wiederholen", wenn Sie mit dem aufgenommenen Bild nicht zufrieden sind. Andernfalls wählen Sie "Anpassen und speichern".
- Bearbeiten Sie das Bild bei Bedarf. Tippen Sie auf "PDF speichern", wenn fertig.
Herausforderungen beim Extrahieren von Daten aus gescannten Belegen
Durch die Digitalisierung Ihrer Quittungen können Sie mehr tun als nur Büroraum freizugeben. Sie erleichtert auch die Dateneingabe. Sie müssen den Inhalt der Quittungen nicht mehr manuell in ein System eingeben. Stattdessen können Sie OCR-Tools verwenden, um Daten aus den Quittungen zu extrahieren. Danach ist es nur noch eine Frage des Kopierens und Einfügens.
Wie man Daten aus Belegen extrahiert
Verwendung von Python
Python ist derzeit eine der beliebtesten Programmiersprachen. Diese hochrangige, vielseitige Programmiersprache kann Ihnen dabei helfen, Daten aus Quittungen zu extrahieren. Genauer gesagt ermöglicht Ihnen die Mindee Python-Clientbibliothek die Extraktion von Daten aus Rechnungen und Quittungen.
Der Haken ist, dass Sie Programmierkenntnisse benötigen, um dieses Tool zu verwenden.
Verwendung von OCR API
API steht für Application Programming Interface. Es handelt sich um einen Software-Zwischendienst, der es zwei Anwendungen ermöglicht, miteinander zu "kommunizieren". Ein OCR-API verbindet ein OCR-Programm mit einem anderen Tool, um Text aus Dokumenten wie Quittungen zu extrahieren.
Wie beim Extrahieren von Text mit Python benötigen Sie einige technische Kenntnisse, um Text auf diese Weise zu extrahieren.
Verwendung von PDFelement
PDFelement ist eine sehr vielseitige Software mit anspruchsvollen Funktionen. Oben wurde eine Scan-Funktion in der iOS-Version erwähnt. Jetzt werden wir über die OCR-Datenauslesefunktion sprechen. Wie? Befolgen Sie diese Schritte:
Konvertieren Sie den Text vom Belegbild in einen bearbeitbaren Text
- Starten Sie PDFelement.
- Klicken Sie auf PDF öffnen - wenn der Beleg bereits in PDF-Form vorliegt. Andernfalls klicken Sie auf PDF erstellen, um das Bild in ein PDF umzuwandeln.
- Klicken Sie auf OCR durchführen oder OCR, um das gescannte PDF in ein bearbeitbares PDF umzuwandeln.
- Wählen Sie Scan zu bearbeitbarem Text in den Scan-Optionen aus.
- Legen Sie die im Beleg verwendete Sprache fest. Klicken Sie auf Übernehmen.
Daten aus Belegen extrahieren
- Klicken Sie auf Formular.
- Wählen Sie Extract Daten > Daten basierend auf Auswahl Extrahieren > Anwenden.
- Benutzen Sie den Cursor, um die Felder zu markieren, die Sie möchten, dass PDFelement extrahiert.
- Klicken Sie auf Anwenden.
- Speichern Sie die .csv Datei, die PDFelement erstellen wird. Sie können diese in Excel oder ähnlichen Apps öffnen, um die extrahierten Daten anzusehen.
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Wie organisiert man digitalisierte Quittungen?
Papierquittungen können Ihr Büro unübersichtlich machen. Ebenso können gescannte Quittungen zu Dateichaos auf Ihrem Computer führen. Daher ist es ratsam, ähnliche Quittungen in einer PDF-Datei zu kombinieren. Dies verringert die Anzahl der Dateien, die Sie in Ihrem Quittungsordner sehen. Außerdem macht es die Suche nach bestimmten Quittungen schneller. PDFelement verfügt über eine Funktion, die es Ihnen ermöglicht, PDFs zu kombinieren. Sie können das nutzen.
Wann werden Sie digitale Quittungen benötigen?
Sie sollten damit beginnen, Quittungen zu digitalisieren, sobald die Suche nach einer bestimmten Quittung zu einer zeitaufwändigen Aufgabe wird. Aber Sie können dies auch von Anfang an tun, damit Sie keine Zeit für die Digitalisierung alter Quittungen aufwenden müssen. Letzteres wird empfohlen, da, wie bereits erwähnt, die Digitalisierung von Quittungen die Sicherheit und Effizienz verbessert.
Fazit
Das Scannen von Quittungen zur Umwandlung in digitale Kopien wird dringend empfohlen. Dadurch sind sie einfacher zu finden. Und wenn Sie Daten aus den digitalisierten Quittungen extrahieren müssen, können Sie OCR-Tools verwenden, anstatt die Daten einzugeben.
Wondershare PDFelement ist ein ausgezeichnetes Tool. Die iOS-Version ermöglicht das Scannen von Quittungen und das Zusammenführen von PDFs zu organisatorischen Zwecken. Die Desktop-Version bietet hingegen leistungsstärkere Tools, wie das Extrahieren von Daten aus Formularen und Quittungen.
