Ein W-9-Formular ist ein Steuerformular in den USA, das Auftragnehmer und Freiberufler bei Unternehmen einreichen müssen. Ihre Signatur ist erforderlich, um das Dokument offiziell zu machen. Traditionell sind dies gedruckte Dokumente, die Sie mit einem Stift unterschreiben können. Aber was wäre, wenn Sie ein digitales W-9 Formular ausfüllen würden? Können W-9-Formulare elektronisch unterzeichnet werden?
Die Antwort lautet: Ja, Sie können sie elektronisch unterschreiben. Dazu müssen Sie ein Tool für elektronische Unterschriften wie Wondershare PDFelement verwenden.
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Teil 1. Was ist der Unterschied zwischen einem nicht signierten W 9 und einem signierten W 9?
Ein W-9-Formular ist ein Dokument in den Vereinigten Staaten, das verwendet wird, um die notwendigen Informationen für eine Beschäftigung oder andere einkommensschaffende Zwecke anzugeben. Angenommen, Sie sind Freiberufler und haben einen Vertrag mit einem Unternehmen abgeschlossen. Sie müssen ihnen ein W-9-Formular schicken, um Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre Steueridentifikationsnummer (TIN) zu bestätigen.
Müssen Sie es unterschreiben? In Fällen wie diesem, wenn Sie Zahlungen erhalten, die Sie dem IRS melden müssen, ja. Mit der Signatur bestätigen Sie, dass die von Ihnen eingegebenen Informationen korrekt sind. Außerdem bestätigt die Signatur, dass Sie derjenige sind, der das Formular ausgefüllt und eingereicht hat und dass es nicht gefälscht ist. Ohne Ihre Signatur weiß das Unternehmen nicht, ob es sich auf die von Ihnen übermittelten Informationen verlassen kann.
Nur zur Klarstellung: Nicht jeder muss ein W-9 Formular einreichen. Wenn Sie innerhalb eines Jahres mehr als $600 von einem Unternehmen oder einer Privatperson erhalten, müssen diese ein Formular 1099 einreichen. Dazu benötigen sie Ihre Daten und verlangen von Ihnen ein W-9 Formular.
Teil 2. Muss ein W-9 Formular jedes Jahr unterschrieben werden?
Glücklicherweise müssen Sie nicht jedes Jahr ein W-9 Formular einreichen. Aber es gibt eine Bedingung. Die Angaben auf dem Formular, das Sie eingereicht haben, müssen unverändert bleiben. Das bedeutet, dass Sie immer noch denselben rechtlichen Namen, dieselbe Adresse und dieselbe TIN haben sollten.
Bitte beachten Sie jedoch, dass einige Unternehmen Sie auffordern können, jedes Jahr einen solchen Antrag zu stellen. Auf diese Weise können sie sicherstellen, dass ihre Aufzeichnungen immer auf dem neuesten Stand sind.
Wenn Sie jetzt mit einer anderen Person oder einem anderen Unternehmen zusammenarbeiten, müssen Sie dieser Person oder diesem Unternehmen natürlich ein neues Exemplar schicken.
Teil 3. Wie kann man ein W9 elektronisch unterschreiben?
Um ein W-9 Formular elektronisch zu unterschreiben, benötigen Sie ein Tool, das das Formular öffnen kann und eine Funktion zur elektronischen Unterzeichnung bietet. Wondershare PDFelement ist eines der besten Tools, die Sie verwenden können. Obwohl es ein PDF Tool ist, kann Wondershare PDFelement jedes Dokument öffnen. Darüber hinaus bietet es Ihnen zwei Möglichkeiten, Ihre Dokumente zu unterschreiben. Sie können elektronische Signaturen oder zertifikatsbasierte digitale Signaturen verwenden.
Teil 3.1. Erstellen Sie ein signiertes W-9-Formular mit der Signatur-Funktion
Auf der Registerkarte Kommentare von Wondershare PDFelement finden Sie die Funktion der Signatur. Es ist so einfach wie das Unterschreiben eines gedruckten Dokuments, nur dass es elektronisch erfolgt. Um W-9-Formulare mit dieser Funktion zu unterzeichnen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Öffnen Sie das W-9 Formular mit Wondershare PDFelement.
- Klicken Sie auf Kommentar > Signatur.
- Wählen Sie "Neu erstellen".
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- Erstellen Sie Ihre Signatur. Sie können zwischen drei verschiedenen Methoden wählen:
- Hochladen - Damit können Sie die perfekte digitale Signatur erstellen. Nehmen Sie ein Stück Papier und unterschreiben Sie es. Machen Sie ein Foto und laden Sie es in PDFelement hoch. Wondershare PDFelement wird den Hintergrund löschen. Für einen reibungslosen Ablauf verwenden Sie einfaches weißes Papier.
- Zeichnen - Wählen Sie diese Methode, wenn Sie Ihre Signatur mit einer Maus oder einem Stift perfekt zeichnen können.
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- Eingeben - Diese Methode ist die am wenigsten empfohlene. Sie müssen Ihre Signatur eingeben und eine Schriftart und -farbe auswählen.
- Klicken Sie auf Ok.
- Klicken Sie auf die Stelle im PDF, an der Sie die Signatur anbringen möchten.
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- Speichern Sie das Dokument.
Teil 3.1. Erstellen Sie ein signiertes W-9 Formular mit der Funktion "Dokument signieren":
Angenommen, das Unternehmen verlangt, dass Sie digitale Signaturen mit Zertifikat verwenden, wenn Sie W-9-Formulare elektronisch signieren. Dies geschieht, um eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzuzufügen und die Authentizität des signierten Dokuments zu gewährleisten. In diesem Fall sollten Sie stattdessen die Funktion "Dokument signieren" von Wondershare PDFelement verwenden. Und so geht's:
- Öffnen Sie Ihr W-9 Formular mit Wondershare PDFelement.
- Klicken Sie auf Schützen > Dokument signieren.
- Klicken Sie auf die Stelle im PDF, an der die zertifizierte digitale Signatur erscheinen soll.
- Ein Popup-Fenster wird angezeigt. Klicken Sie auf "Neue ID".
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- Markieren Sie "Ich möchte eine neue digitale ID erstellen" > Weiter > Weiter.
- Geben Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein > klicken Sie auf Weiter.
- Legen Sie ein sicheres Passwort fest und klicken Sie auf "Fertig stellen".
- Sie kehren zum Bildschirm "Dokument signieren" zurück und die neue ID wird automatisch ausgewählt. Geben Sie das Passwort ein.
- Klicken Sie auf Unterschreiben. Die zertifizierte digitale Signatur wird auf dem PDF erscheinen.
- Speichern Sie das signierte Dokument.
Teil 4. Wichtige Hinweise zur Unterzeichnung von W-9-Formularen
Im Folgenden finden Sie einige wichtige Hinweise, die Sie bei der Unterzeichnung von W-9-Formularen beachten müssen:
Akkurat sein
Überprüfen Sie immer Ihr W-9 Formular, bevor Sie es unterschreiben. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Name richtig geschrieben ist und dass Sie die richtige Adresse und Steueridentifikationsnummer eingegeben haben. Mit Ihrer Signatur bestätigen Sie, dass Sie die Richtigkeit aller Angaben bestätigt haben. Wenn ein Fehler festgestellt wurde, müssen Sie möglicherweise Einkommensteuer einbehalten. Und nicht nur das, Sie könnten auch rechtlichen Ärger bekommen.
Bewahren Sie es sicher auf
W-9-Formulare sind wichtige Dokumente, die sensible Informationen enthalten. Es enthält Ihren vollständigen Namen, Ihre Adresse und Ihre TIN. Dennoch sollten Sie sicherstellen, dass Sie beim Unterschreiben und Versenden Ihrer W-9 Formulare sichere Tools verwenden. Vermeiden Sie so weit wie möglich die Verwendung von Online-Tools zum Schutz Ihrer Daten. Wenn sich das nicht vermeiden lässt, prüfen Sie den Ruf des Dienstes, bevor Sie seine Tools verwenden.
Sie müssen nicht jedes Jahr ein W-9 Formular einreichen
Auch hier gilt: Je nachdem, von welchem Unternehmen Sie eine Zahlung von $600 im Jahr erhalten, müssen Sie möglicherweise nicht jährlich ein W-9-Formular einreichen. Sollte sich jedoch eine der wichtigen Informationen geändert haben, müssen Sie immer ein neues Formular einreichen.
Teil 5. Liste der Personen, die höchstwahrscheinlich W-9 Formulare unterschreiben müssen
Bevor Sie ein W-9 Formular unterschreiben, sollten Sie sich fragen: "Ist das wirklich notwendig?" Sind Sie gesetzlich verpflichtet, dem Antragsteller ein W-9 Formular vorzulegen?
Um dieses Thema zu beleuchten, lassen Sie uns einen Blick auf die verschiedenen Personengruppen werfen, die möglicherweise das W-9 Formular an Antragsteller übermitteln müssen. Hier sind einige gängige Gruppen:
Unabhängige Auftragnehmer
Wenn Sie als unabhängiger Auftragnehmer oder Freiberufler Dienstleistungen für Unternehmen erbringen, müssen Sie den Unternehmen, die Sie beauftragen, möglicherweise ein W-9-Formular vorlegen. Das Unternehmen verwendet die Informationen auf dem W-9-Formular, um die Zahlungen an den unabhängigen Auftragnehmer an den IRS zu melden.
Einzelunternehmer
Einzelunternehmer, die ihr eigenes Unternehmen betreiben, müssen ihren Kunden, die sie für Waren oder Dienstleistungen bezahlen, möglicherweise ein W-9-Formular vorlegen. Dies ermöglicht es dem Zahler, die Steueridentifikationsdaten des Einzelunternehmers für die Berichterstattung zu erhalten.
Verkäufer und Lieferanten
Wenn Sie im Rahmen Ihrer Arbeit Waren oder Dienstleistungen für andere Unternehmen bereitstellen, müssen Sie möglicherweise ein W-9 Formular einreichen. An wen? An Ihre Klienten oder Kunden. Auf diese Weise kann der Klient oder Kunde Ihre Steueridentifikationsdaten für die Meldung der getätigten Zahlungen erhalten.
Vermieter
Haben Sie eine Immobilie, die Sie an ein Unternehmen vermieten? Wenn das Unternehmen Ihnen innerhalb des Steuerjahres $600 oder mehr für Miete zahlt, benötigt es Ihre TIN. Daher müssen Sie ihnen ein W-9 Formular schicken.
Fazit
Kann ein W-9 Formular elektronisch unterschrieben werden? Ja. Aber seien Sie vorsichtig, welches Tool Sie für die elektronische Unterschrift verwenden. Ihr W-9 Formular enthält sensible Informationen, die Sie schützen sollten.
Sie können Tools wie Wondershare PDFelement verwenden. Es ermöglicht Ihnen, Dokumente mit elektronischen Signaturen oder zertifizierten digitalen Signaturen zu versehen. Sie können auch Wondershare PDFelement verwenden, um das W-9-Formular direkt an die Einrichtung oder Person zu senden, die es benötigt.