Was ist der Unterschied zwischen einer digital signierten Rechnung und einer nicht signierten Rechnung? Einfach. Sie ist besser gesichert. Eine signierte digitale Rechnung wird elektronisch authentifiziert und mit kryptografischen Techniken überprüft. Sie bietet die Sicherheit der Authentizität, Integrität und Nicht-Abstreitbarkeit. Daher ist es für Unternehmen, die Rechnungen verwenden, ein Muss zu wissen, wie man digitale Rechnungen signiert. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie das und mehr tun können.
Bevor wir fortfahren, lassen Sie uns ein Tool für elektronische Unterschriften auswählen. Wir empfehlen Wondershare PDFelement, weil es zwei Möglichkeiten zum Signieren von Dokumenten bietet. Sie können damit auch mühelos Dokumente unterschreiben.
In diesem Artikel
Teil 1. Müssen Rechnungen unterschrieben werden?
Zunächst einmal: Was ist eine Rechnung? Es ist ein Handelsdokument, das von einem Verkäufer an einen Käufer ausgestellt wird. Eine Rechnung enthält Informationen über den Verkäufer, die verkauften Dienstleistungen oder Produkte, Menge, Preis und Gesamtbetrag. Sie dient als formale Zahlungsaufforderung des Käufers und als Aufzeichnung der Transaktion für beide Parteien.
Müssen Sie als Verkäufer die Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden schicken, unterschreiben? Nicht wirklich. Manche Kunden würden auch dann noch zahlen, wenn die Rechnung, die Sie ihnen schicken, nicht unterschrieben ist. Aber nicht alle Kunden sind so.
Mit Ihrer Signatur auf einer Rechnung bestätigen Sie, dass der Inhalt der Rechnung tatsächlich der Wahrheit entspricht. Manche Kunden wünschen sich dieses Gefühl der Sicherheit. Dennoch ist es besser, Rechnungen zu unterschreiben, auch wenn es manche Leute nicht stört, wenn die Rechnungen nicht unterschrieben sind.
Teil 2. Warum sollten Sie eine Rechnung unterschreiben?
Im Allgemeinen ist die Partei, die für die Bereitstellung der in der Rechnung aufgeführten Waren oder Dienstleistungen verantwortlich ist, diejenige, die die Rechnung unterschreiben muss. Mit anderen Worten, es sollte der Geschäftsinhaber oder ein berechtigter Vertreter des Unternehmens sein.
Mit Ihrer Unterschrift auf der Rechnung erkennen Sie die Transaktion an und bestätigen die Richtigkeit der Angaben. Außerdem bestätigen Sie mit Ihrer Unterschrift auf der Rechnung Ihr Einverständnis mit den genannten Bedingungen. Die Signatur dient als eine Form der Authentifizierung, die dem Käufer versichert, dass die Rechnung rechtmäßig ist. Sie können sich auf sie verlassen, wenn es um die Zahlungsabwicklung und die Aufbewahrung von Unterlagen geht.
Hier finden Sie eine Liste von Gründen, warum Sie Rechnungen signieren sollten:
Authentifizierung: Dies ist der größte Faktor. Mit Ihrer Signatur auf einer Rechnung bestätigen Sie, dass die in dem Dokument aufgeführten Waren oder Dienstleistungen von Ihnen oder Ihrem Unternehmen bereitgestellt wurden. Sie verleiht der Transaktion eine zusätzliche Ebene der Authentizität und gibt dem Empfänger die Gewissheit, dass die Rechnung rechtmäßig ist.
Rechtskonformität: In vielen Ländern gilt eine unterzeichnete Rechnung als rechtsgültiger Nachweis für eine Transaktion. Sie bietet eine Dokumentation, die Kunden bei Streitigkeiten, Audits oder Gerichtsverfahren verwenden können. Die Signatur trägt dazu bei, die Rechte und Pflichten der beiden beteiligten Parteien festzulegen.
Aufbewahrung von Aufzeichnungen: Signierte Rechnungen dienen als wichtige Aufzeichnungen für beide an der Transaktion beteiligten Parteien. Sie liefern eine klare und dokumentierte Historie der ausgetauschten Waren oder Dienstleistungen. Außerdem enthalten Rechnungen die vereinbarten Bedingungen und die finanziellen Transaktionen im Zusammenhang mit der Geschäftsbeziehung. Unsignierte Rechnungen tun dies auch, ja. Aber man kann das Dokument durch ein gefälschtes Dokument ersetzen. Das wird nicht passieren, wenn die Rechnungen unterschrieben sind.
Verfolgung von Zahlungen: Rechnungen bieten einen Bezugspunkt für die Verfolgung von Zahlungen. Selbst wenn nur ein einziger Posten auf der Rechnung steht, kann ein dokumentierter Transaktionsbeleg dazu beitragen, dass die Zahlungen pünktlich und korrekt erfolgen. Mit einer Signatur versehen, können Sie sicher sein, dass die darin enthaltenen Informationen korrekt sind.
Teil 3. Welche Tools können Sie verwenden, um Rechnungen digital zu signieren?
Sie können aus so vielen Softwareprogrammen für elektronische Unterschriften wählen. Einige davon sind Online-Tools, während andere in andere Programme wie PDF-Lösungen integriert sind. Wenn das Programm zertifizierte digitale Signaturen unterstützt, ist das besser, denn sie sind sehr sicher.
Aus diesem Grund ist Wondershare PDFelement eine der solidesten Wahlmöglichkeiten. Diese PDF-Lösung bietet zwei Möglichkeiten zum Signieren von Dokumenten. Sie können normale elektronische Signaturen oder zertifizierte digitale Signaturen verwenden. Aber das ist noch nicht alles. Wondershare PDFelement kann auch Formulare ausfüllen. Für Ihr Unternehmen ist das sicher nützlich.
Außerdem verfügt Wondershare PDFelement über eine Vorlagen-Mall. Hier finden Sie bearbeitbare Vorlagen für Verträge, Geschäftsformulare, Rechnungen und mehr. Das können Sie nutzen, um die Erstellung von Dokumenten zu rationalisieren. Sie können Wondershare PDFelement auch verwenden, um Dokumente direkt an Ihre Kunden zu senden, indem Sie die Teilen-Funktion nutzen.
Teil 4. Wie man Rechnungen mit Wondershare PDFelement digital signiert
Sie können digitale Rechnungen mit den Funktionen von Wondershare PDFelement Signatur oder Certificate Digital Signature signieren. Wie bereits erwähnt, ist Letzteres sicherer. Sie sollten dies also für Dokumente verwenden, die von großer Bedeutung sind.
Hier finden Sie Anleitungen, wie Sie beide Funktionen nutzen können:
Teil 4.1. Erstellen Sie eine digital signierte Rechnung mit der Signatur-Funktion
- Öffnen Sie die digitale Rechnung mit Wondershare PDFelement.
- Gehen Sie auf die Registerkarte Kommentar.
- Klicken Sie auf Signatur > Erstellen.
- Erstellen Sie Ihre Signatur. Wondershare PDFelement bietet Ihnen dazu drei Möglichkeiten:
- Hochladen - Laden Sie ein Bild Ihrer Signatur hoch. Das Bild sollte so weit wie möglich einen weißen Hintergrund haben.
- Zeichnen - Zeichnen Sie Ihre Signatur freihändig mit der Maus oder einem Stift.
- Eingeben - Geben Sie Ihre Signatur ein und gestalten Sie sie anschließend, indem Sie eine Farbe und einen Schriftstil auswählen.
- Klicken Sie auf Ok.
- Klicken Sie auf das Signaturfeld in der Rechnung, um sie digital zu signieren.
Teil 4.2. Erstellen Sie eine signierte Rechnung mit digitalen Zertifikatsignaturen
- Öffnen Sie Ihre Rechnung mit Wondershare PDFelement.
- Gehen Sie auf die Registerkarte Schutz.
- Klicken Sie auf "Dokument signieren".
- Klicken Sie auf die Stelle im PDF, an der Sie die Signatur anbringen möchten.
- Klicken Sie in dem Pop-up-Fenster auf "Neue ID".
- Wählen Sie "Ich möchte eine neue digitale ID erstellen" > "Weiter" > "Weiter".
- Geben Sie die Informationen ein, die die digitale Signatur des Zertifikats enthalten soll. Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie fertig sind.
- Wählen Sie einen Zielordner für das Zertifikat und legen Sie ein Passwort fest. Klicken Sie auf Fertig stellen.
- Geben Sie das Passwort erneut ein, um die Signatur zu verwenden.
- Klicken Sie auf Unterschreiben.
- Speichern Sie die signierte Rechnung.
Teil 5. Wann ist es in Ordnung, Rechnungen nicht zu unterschreiben?
Wie bereits erwähnt, sind Sie nicht verpflichtet, Rechnungen zu unterschreiben. Aber wann ist es wirklich in Ordnung, sie nicht zu unterschreiben? Wir werden hier einige Beispielszenarien vorstellen.
Wiederholte Bestellungen
Angenommen, Sie haben einen treuen Kunden. Er hat schon so oft Dienstleistungen oder Waren bei Ihnen bestellt. Es ist also nicht das erste Mal, dass Sie ihm eine Rechnung schicken müssen. Sie haben bereits Vertrauen und eine starke Beziehung zu diesem Kunden aufgebaut. Sie können also den Teil mit der Unterschrift überspringen. Der Kunde wird Sie auch dann bezahlen, wenn die Rechnung nicht unterzeichnet ist.
Mini-Transaktionen
Kunden kaufen vielleicht nur einen Artikel in Ihrem Geschäft. Selbst wenn dies der Fall ist, ist es immer noch gute Praxis, eine Rechnung zu erstellen. Aber Sie müssen sich nicht anstrengen und Zeit mit der Unterschrift verbringen.
Interner Gebrauch
In einigen Fällen können Rechnungen ausschließlich für interne Aufzeichnungszwecke erstellt und verarbeitet werden. Sie sind nicht für externe Transaktionen mit Dritten bestimmt. In solchen Fällen ist eine Signatur möglicherweise nicht erforderlich.
Im Voraus vereinbarte Bedingungen
Nehmen wir an, Sie und Ihr Kunde haben im Voraus die Bedingungen für die Rechnungsstellung vereinbart. Sie haben es zum Beispiel in einem Vertrag erwähnt, den Sie beide unterschrieben haben. Da dies der Fall ist, müssen Sie die Rechnungen für die im Rahmen Ihres Geschäfts oder Ihrer Partnerschaft verkauften Produkte oder Dienstleistungen nicht unterschreiben.
Fazit
Auch wenn sie nicht immer erforderlich sind, sind signierte Rechnungen für Unternehmen, die Waren und Dienstleistungen verkaufen, wichtig. Aber jetzt, wo die Welt digital geworden ist, wie erstellen Sie eine digital signierte Rechnung? Sie können jede beliebige E-Signatur-Plattform verwenden.
Wir empfehlen, Wondershare PDFelement für diese Aufgabe zu verwenden. Es bietet zwei verschiedene Möglichkeiten, Dokumente zu signieren. Eine der Methoden verwendet zertifizierte digitale Signaturen, die eine weitere Sicherheitsebene darstellen. Außerdem bietet Wondershare PDFelement Vorlagen für die Erstellung von Rechnungen. Diese Wahl macht also sehr viel Sinn. Es ist sehr einfach zu benutzen und auch noch erschwinglich!