Top 5 Open Source Dokumentenmanagementsysteme

Nicht alle kleinen und mittelständische Unternehmen sind bereit, für ein teures Dokumentenverwaltungs-System zu zahlen. Manchmal entscheiden sich kleine und mittelständische Unternehmen, dafür, Open Source-Dokumentenmanagement-Systeme auszuprobieren, hauptsächlich aufgrund ihres geringen Preises (in der Regel kostenlos). Und es gibt noch andere Vorteile, die ein Open Source-DMS bietet. Es gibt allerdings auch Nachteile, und wir haben darauf geachtet, beides für Sie aufzulisten. Zuerst möchten wir Sie in fünf Open Source-Systeme für Dokumentenmanagement einführen, die gute Arbeit dabei leisten, Unternehmen mit einfachen und grundlegenden Funktionen zu versorgen.

Was LogicalDoc am besten kann ist, Organisationen zu helfen, die Kontrolle über ihr DMS zu erlangen. Sie können über jeden Internetbrowser auf die Software zugreifen. Und das ist einer der Hauptunterschiede zwischen LogicalDoc und jeder anderen Open Source-Dokumentenverwaltungs-Software. Sie können die Software nutzen um jede beliebige Anzahl an Dokumenten zu erstellen, zu koordinieren und um die Zusammenarbeit und Produktivität Ihres Teams zu steigern.

Vorteile:

• Schnelles Auffinden und schneller Zugriff auf Dokumente
• Ausgezeichneter Kundenservice, dem eine gute Preisstruktur zugrunde liegt
• Einfach zu benutzen und zu installieren, häufige wartungsfreundliche Updates

Nachteile:

• Die „Community Edition“ hat Bugs und einen eingeschränkten Funktionsumfang
• Keine Client-Synchronisierung eines lokalen Verzeichnisses mit dem Repository

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Ein weiteres Open Source-Dokumentenverwaltungssystem ist Alfresco, das vorwiegend für Unternehmen entwickelt wurde. Die Software bietet Unternehmen Dokumenten-Management, Verwaltung von Internet-Inhalten, Bilder-Verwaltung, ein Repository von Inhalten, Workflow, Verwaltung von Aufzeichnungen und vieles mehr. Es ist eine komplexe Software und während der Hersteller eine Menge Anstrengung hineingesteckt hat, damit sie sich leicht einsetzen lässt, gibt es eine steile Lernkurve.

Vorteile:

• Versionsverlauf aller Änderungen innerhalb des Dokuments
• Sie können sich jede Revision ansehen
• Einfache Anpassung

Nachteile:

• Komplex in der Anwendung
• Einstellungen im Sicherheitssystem können nur vom Administrator geändert werden
• Zusammenhanglose APIs

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Ähnlich wie die oben genannte Alfresco-Software ist dies die kostenlose Open-Source-Dokumentenverwaltungsversion der LogicalDOC-Software, die von Entwicklern unterstützt wird. Diese Open-Source-Version, die LogicalDoc Community Edition, verfügt nicht über alle Funktionen der kostenpflichtigen kommerziellen Editionen, bietet jedoch viele der Grundfunktionen, die erforderlich sind, um die Software optimal zu nutzen.

LogicalDoc Community Edition bietet viel für Ihren Dokumenten-Workflow mit einer mehrsprachigen Desktop-Oberfläche und benutzerfreundlichen Funktionen wie mehrsprachiger Volltextindizierung, vollständiger Versionskontrolle, Task-Manager, Import aus ZIP-Dateien und Dokumentensuche, um die Kontrolle über Ihre Dokumente zu behalten .

Vorteile:

• Ihre Projekte sind einfach zu verwalten
• Robuste Plattform, alles über APIs verfügbar
• Alle Aspekte können angepasst werden

Nachteile:

• Enorm steile Lernkurve für Anfänger
• Das Anpassen kann knifflig und komplex werden

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Als eines der besten Open Source Dokumentenverwaltungssysteme ermöglicht KnowledgeTree seinen Nutzern, Dokumente zu sichern, teilen, nachzuverfolgen und zu verwalten. Suche innerhalb von Dokumenteninhalten, Workflow, Metadaten, versionskontrolliertes Dokumenten-Repository und WebDAV-Unterstützung sind nur einige der Features. KnowledgeTree ist eines der am besten geeigneten Open Source-DMS für Außendienstmitarbeiter.

Vorteile:

• Sie finden ganz leicht den richtigen Inhalt zur richtigen Zeit
• Die Quick-Play-Funktion ermöglicht Anwendern das Erstellen von „Content Cadences“, Inhaltssequenzen
• Sie können auf der Basis von Bereichen im Außendienst Regeln erstellen und diesen Regeln Inhalte zuweisen

Nachteile:

• Nicht so intuitiv wie andere Open Source-CMS (Content Management Systems, Inhalts-Verwaltungs-Systeme)
• Keine gute Synchronisierung mit Box.com, da Sie in beiden Verzeichnissen Dateien löschen müssen

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Feng Office ist eine webbasierte Kollaborationsplattform, die Ihnen hilft, Ihre Projekte einfach zu verwalten. Sie können mit Ihrem Team zusammenarbeiten, aber auch mit Ihren Kunden. Die Features für Projektverwaltung sind unter anderem Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Gantt Charts, Dokumentenverwaltung und Wissensverwaltung. Vormals bekannt unter dem Namen OpenGoo, ist Feng Office nun eines der besten Open Source-Dokumentenverwaltungs-Systeme auf dem Markt.

Vorteile:

• Sehr nützliche und einfach zu benutzende kostenlose Version
• Tracking-Funktion und E-Mail-Benachrichtigung an mehrere Personen möglich
• Sie können Elemente taggen

Nachteile:

• Die Suchfunktion könnte besser sein
• Bei jedem Update entfernt Feng Office einige der Features aus der Community Edition und macht sie zahlungspflichtig
• Vorlagen erfordern eine Menge Arbeit

Kostenloser Download der OpenKM Community Edition>>

• Kostenersparnis: Open Source-DMS ist in der Regel kostenlos verfügbar, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Es fallen keine Lizenzgebühren an, und Unternehmen können das System nach ihren Bedürfnissen anpassen, ohne zusätzliche Kosten für spezielle Funktionen oder Module zu haben.

• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Open Source-DMS bietet eine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, da der Quellcode offen ist und von der Community weiterentwickelt wird. Unternehmen können das System an ihre spezifischen Anforderungen anpassen und erweitern, indem sie eigene Funktionen hinzufügen oder vorhandene Funktionen modifizieren.

• Sicherheit: Open Source-DMS bietet oft eine hohe Sicherheit, da der Quellcode von einer großen Community überprüft wird. Sicherheitslücken können schnell erkannt und behoben werden, und Unternehmen haben die Möglichkeit, ihre eigenen Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren und zu kontrollieren.

• Gemeinschaftliche Unterstützung: Open Source-DMS profitiert von einer aktiven Community, die Unterstützung, Fehlerbehebung und Weiterentwicklung bietet. Unternehmen können von den Erfahrungen und dem Wissen der Community profitieren und erhalten schnelle Hilfe bei Problemen oder Fragen.

• Interoperabilität: Open Source-DMS unterstützt oft offene Standards und Protokolle, was die Integration mit anderen Systemen erleichtert. Unternehmen können ihr DMS nahtlos mit anderen Unternehmensanwendungen wie CRM, ERP oder E-Mail-Systemen integrieren.

Insgesamt bieten Open Source-DMS-Lösungen eine kostengünstige, flexible und anpassungsfähige Alternative zu proprietären DMS-Lösungen. Sie ermöglichen Unternehmen die volle Kontrolle über ihr Dokumentenmanagement und bieten eine hohe Sicherheit und Unterstützung durch die Community.

Dies sind einige der besten Open Source-Dokumentenverwaltungssysteme, die es gibt. Wir möchten Ihnen aber auch einige Schwächen der Open Source-DMS aufzeigen.

• Weniger Features bzw. Funktionsumfang – es ist nur logisch, dass kostenlose Software weniger Features aufweist als Kaufversionen. Zwar gibt es zu manchen der Open Source-DMS auch Kaufversionen, aber sie sind trotzdem schlechter als normale Kaufversionen von Dokumenten-Management-Tools
• Mangel an technischem Support – weil es sich um Open Source-Tools handelt, müssen Sie normalerweise bei jedem Problem die Community, welche die Software nutzt, um Rat fragen
• Die Programme erfüllen selten die Compliance-Standards von Behörden oder größeren Unternehmen

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