Top 5 Open Source Systeme
für Dokumentenmanagement

Nicht alle kleinen und mittelständische Unternehmen sind bereit, für ein teures Dokumentenverwaltungs-System zu zahlen. Manchmal entscheiden sich kleine und mittelständische Unternehmen, dafür, Open Source-Dokumentenmanagement-Systeme auszuprobieren, hauptsächlich aufgrund ihres geringen Preises (in der Regel kostenlos). Und es gibt noch andere Vorteile, die ein Open Source-DMS bietet. Es gibt allerdings auch Nachteile, und wir haben darauf geachtet, beides für Sie aufzulisten. Zuerst möchten wir Sie in fünf Open Source-Systeme für Dokumentenmanagement einführen, die gute Arbeit dabei leisten, Unternehmen mit einfachen und grundlegenden Funktionen zu versorgen.

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Was LogicalDoc am besten kann ist, Organisationen zu helfen, die Kontrolle über ihr DMS zu erlangen. Sie können über jeden Internetbrowser auf die Software zugreifen. Und das ist einer der Hauptunterschiede zwischen LogicalDoc und jeder anderen Open Source-Dokumentenverwaltungs-Software. Sie können die Software nutzen um jede beliebige Anzahl an Dokumenten zu erstellen, zu koordinieren und um die Zusammenarbeit und Produktivität Ihres Teams zu steigern.

Vorteile:

• Schnelles Auffinden und schneller Zugriff auf Dokumente
• Ausgezeichneter Kundenservice, dem eine gute Preisstruktur zugrunde liegt
• Einfach zu benutzen und zu installieren, häufige wartungsfreundliche Updates

Nachteile:

• Die „Community Edition“ hat Bugs und einen eingeschränkten Funktionsumfang
• Keine Client-Synchronisierung eines lokalen Verzeichnisses mit dem Repository

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Ein weiteres Open Source-Dokumentenverwaltungssystem ist Alfresco, das vorwiegend für Unternehmen entwickelt wurde. Die Software bietet Unternehmen Dokumenten-Management, Verwaltung von Internet-Inhalten, Bilder-Verwaltung, ein Repository von Inhalten, Workflow, Verwaltung von Aufzeichnungen und vieles mehr. Es ist eine komplexe Software und während der Hersteller eine Menge Anstrengung hineingesteckt hat, damit sie sich leicht einsetzen lässt, gibt es eine steile Lernkurve.

Vorteile:

• Versionsverlauf aller Änderungen innerhalb des Dokuments
• Sie können sich jede Revision ansehen
• Einfache Anpassung

Nachteile:

• Komplex in der Anwendung
• Einstellungen im Sicherheitssystem können nur vom Administrator geändert werden
• Zusammenhanglose APIs

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Die Software vollzieht den Fluss der Inhalte im Geschäftszyklus nach. Die meisten Funktionen in Nuxeo sind so gestaltet, dass sie den Zeitaufwand für Suchen und Wiederauffinden reduzieren. Sie können Inhalte innerhalb des Systems auf verschiedene Wege aufnehmen, einschließlich E-Mail und Einscannen von Bildern und Geschäftsdokumenten. Mit der großartigen Funktion Audit-Logging können Sie den Lebenszyklus der Inhalte leicht nachvollziehen.

Vorteile:

• Ihre Projekte sind einfach zu verwalten
• Robuste Plattform, alles über APIs verfügbar
• Alle Aspekte können angepasst werden

Nachteile:

• Enorm steile Lernkurve für Anfänger
• Das Anpassen kann knifflig und komplex werden

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Als eines der besten Open Source Dokumentenverwaltungssysteme ermöglicht KnowledgeTree seinen Nutzern, Dokumente zu sichern, teilen, nachzuverfolgen und zu verwalten. Suche innerhalb von Dokumenteninhalten, Workflow, Metadaten, versionskontrolliertes Dokumenten-Repository und WebDAV-Unterstützung sind nur einige der Features. KnowledgeTree ist eines der am besten geeigneten Open Source-DMS für Außendienstmitarbeiter.

Vorteile:

• Sie finden ganz leicht den richtigen Inhalt zur richtigen Zeit
• Die Quick-Play-Funktion ermöglicht Anwendern das Erstellen von „Content Cadences“, Inhaltssequenzen
• Sie können auf der Basis von Bereichen im Außendienst Regeln erstellen und diesen Regeln Inhalte zuweisen

Nachteile:

• Nicht so intuitiv wie andere Open Source-CMS (Content Management Systems, Inhalts-Verwaltungs-Systeme)
• Keine gute Synchronisierung mit Box.com, da Sie in beiden Verzeichnissen Dateien löschen müssen

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Feng Office ist eine webbasierte Kollaborationsplattform, die Ihnen hilft, Ihre Projekte einfach zu verwalten. Sie können mit Ihrem Team zusammenarbeiten, aber auch mit Ihren Kunden. Die Features für Projektverwaltung sind unter anderem Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Gantt Charts, Dokumentenverwaltung und Wissensverwaltung. Vormals bekannt unter dem Namen OpenGoo, ist Feng Office nun eines der besten Open Source-Dokumentenverwaltungs-Systeme auf dem Markt.

Vorteile:

• Sehr nützliche und einfach zu benutzende kostenlose Version
• Tracking-Funktion und E-Mail-Benachrichtigung an mehrere Personen möglich
• Sie können Elemente taggen

Nachteile:

• Die Suchfunktion könnte besser sein
• Bei jedem Update entfernt Feng Office einige der Features aus der Community Edition und macht sie zahlungspflichtig
• Vorlagen erfordern eine Menge Arbeit

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Schwächen von Open Source Dateiverwaltungssystemen

Dies sind einige der besten Open Source-Dokumentenverwaltungssysteme, die es gibt. Wir möchten Ihnen aber auch einige Schwächen der Open Source-DMS aufzeigen.

• Weniger Features bzw. Funktionsumfang – es ist nur logisch, dass kostenlose Software weniger Features aufweist als Kaufversionen. Zwar gibt es zu manchen der Open Source-DMS auch Kaufversionen, aber sie sind trotzdem schlechter als normale Kaufversionen von Dokumenten-Management-Tools
• Mangel an technischem Support – weil es sich um Open Source-Tools handelt, müssen Sie normalerweise bei jedem Problem die Community, welche die Software nutzt, um Rat fragen
• Die Programme erfüllen selten die Compliance-Standards von Behörden oder größeren Unternehmen

Alles-in-Einem-Lösung für KMU- Nutzer

PDFelement ist ein vielseitiges System zum Bearbeiten von PDFs, das für KMU- (SMB-) Nutzer entwickelt wurde, um sowohl auf Desktop-Computern als auch auf mobilen Geräten PDF-Dokumente zu erstellen, konvertieren und organisieren. Es ist erschwinglich, außergewöhnlich einfach zu benutzen und kommt mit professionellen Tools, mit denen Sie Ihre PDFs managen können wie nie zuvor!

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Hier einige der Haupt-Features:

• Für Unternehmen geeignete Features – Sie bekommen leistungsstarke Features zum Bearbeiten, Überprüfen, Schützen, Vergleichen und Konvertieren von PDFs und zum Scannen.
• Daten-Extraktion – Leistungsfähige Tools zum Extrahieren von Daten reduzieren Ihre manuelle Arbeitslast
• Erstellen von ausfüllbaren Formularen – Ein-Klick-Formularerkennung erstellt sofort interaktive, ausfüllbare PDF-Formulare aus Word- und Excel-Dateien
• Einfache Lizenzierung – Perfekt für Einzelanwender und Unternehmen, die sich die Freiheit von erschwinglichen Lizenzgebühren ohne jährliche Audits oder unvorhergesehene Zahlungen wünschen
• Schneller und kostenloser Kundenservice – Wir bieten Lösungen für alle Kunden, ob Einzelpersonen oder Unternehmen
• Einfach zu standardisieren – Machen Sie Standardisierung zur Realität, indem Sie mehr Nutzern innerhalb Ihrer Organisation PDF-Funktionalität zu Verfügung stellen, sowohl auf Mac als auch Windows