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3 bewährte Methoden, um PDF-Dateien wie die Profis als Serienbrief zu mailen

Der Versand von Massenmails an zahlreiche Empfänger ist mühsam, vor allem, wenn Sie sie einzeln versenden. Hier finden Sie eine umfassende Anleitung, wie Sie PDF-Serienbriefe wie ein Profi erstellen können.

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Bei formellen Anlässen verwenden die meisten Menschen E-Mails, um digitale Dokumente wie PDFs und Word-Dokumente zu versenden. Wenn Sie jedoch Serienbriefe mit einzelnen Anhängen versenden möchten, werden Sie es schwer haben. Sie müssten jede E-Mail einzeln einrichten, die Datei anhängen und sie dann an den Empfänger senden. Zum Glück erleichtert Ihnen die Serienbrieferstellung die Arbeit und spart Ihnen eine Menge Zeit. In diesem Artikel werden drei bewährte Methoden zum Seriendruck von PDF-Dateien vorgestellt.

Serienbrief PDF

Teil 1. Was ist ein Serienbrief?

Einfach ausgedrückt ist der Serienbrief eine integrierte Funktion in einer Datenverarbeitungsanwendung, die den Versand von Massenmails vom Absender zum Empfänger automatisiert. Diese Funktion verbindet die Vorlage auch mit einer Datenquelle, die den Namen des Empfängers, die Adresse und andere unterstützende Daten enthält.

Für einen Serienbrief benötigen Sie zwei Dokumente: die Briefvorlage und die Datendatei. Ersteres ist das Word-Dokument, das Sie versenden möchten, während letzteres die Informationen der Empfänger enthält. Sobald Sie den Serienbriefprozess starten, holt das Programm die Informationen des Empfängers aus der Datendatei und fügt sie in das leere Feld der Briefvorlage ein.

Teil 2. PDF mit Word-Add-In per Serienbrief versenden

Möglicherweise verfügen Sie nicht über das nötige Fachwissen, um komplizierte Tools zur Durchführung eines Seriendrucks zu verwenden. Zum Glück gibt es eine einfache Methode, die Sie anwenden können. In diesem Abschnitt des Artikels erfahren Sie, wie Sie mithilfe eines einfachen Add-Ins für Microsoft Word eine PDF-Datei per Serienbrief versenden können.

Hier finden Sie eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Schritt 1 Navigieren Sie in Microsoft Word zur Registerkarte "Serienbriefe", um Ihr Seriendokument einzurichten oder öffnen Sie ein bestehendes Dokument.

Word-Serienbrief

Schritt 2 Richten Sie eine Verteilerliste ein, die als Datenquelle für den Seriendruck dienen soll. Der Spaltenname ist der Name des Seriendruckfelds. Stellen Sie sicher, dass die Namen der Seriendruckfelder alphanumerische Zeichen enthalten und nicht mit einer Zahl zwischen 0 und 9 beginnen.

Hinweis: Die Anzahl der Zeichen im Feldnamen sollte 40 nicht überschreiten, einschließlich der Leerzeichen.

Schritt 3 Gehen Sie auf die Registerkarte "Word Add-Ins", klicken Sie auf das Dropdown-Menü "pdfMachine" und klicken Sie auf "PDF-Serienbrief".

word add in serienbrief

Schritt 4 Führen Sie einen Test durch, um sicherzustellen, dass der Prozess erfolgreich war, bevor Sie eine tatsächliche Testzusammenführung durchführen. Eine Möglichkeit wäre, die PDFs zu erstellen, ohne E-Mails zu versenden. Bei dieser Option raten wir Ihnen, die CC- und BCC-Einträge zu ignorieren. Die andere Möglichkeit wäre, alle E-Mails an dieselbe Adresse zu senden und die E-Mail-Adresse in den Seriendaten zu überschreiben.

Schritt 5 Legen Sie die E-Mail-Einstellungen und alle anderen Sicherheitseinstellungen mit dem "pdfMachine Mail Merge Wizard" fest.

mail merge wizard

Teil 3. Serienbriefe in PDF mit Adobe Acrobat

Neben einem Microsoft Word Add-in können Sie auch Adobe Acrobat verwenden, um eine PDF-Datei per Serienbrief zu versenden. Adobe Acrobat ist ein effizientes Tool, mit dem die Bearbeitung Ihrer PDFs so reibungslos wie Butter verläuft.

Um einen Serienbrief mit Adobe Acrobat zu erstellen, benötigen Sie MS Office 2016 oder höher und müssen die Adobe Acrobat DC Software auf Ihrem Gerät installieren. Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie mit Adobe Acrobat Serienbriefe im PDF-Format erstellen.

Schritt 1 Öffnen Sie Microsoft Word und navigieren Sie dann zur Registerkarte "Datei".

Schritt 2 Wählen Sie "Öffnen", um das Seriendokument zu durchsuchen, das den Hauptteil Ihrer PDF-Datei darstellt. Das Dokument kann entweder ein Zertifikat oder ein Brief sein.

Schritt 3 Klicken Sie auf "Serienbrief" und dann auf die Schaltfläche "Empfänger auswählen". Sie können auf "Vorhandene Liste verwenden" klicken, um die Datenquelldatei zu finden und "Öffnen" wählen. In den meisten Fällen ist die Quelldatei ein Excel-Dokument. Die Datenquelldatei enthält die Seriendruckdaten, z.B. Kontaktinformationen und Namen, die Sie in die PDF-Datei eingeben möchten.

Wenn Sie überprüfen möchten, ob Sie die richtigen Empfänger eingegeben haben, klicken Sie auf "Empfängerliste bearbeiten" und entfernen Sie das Häkchen in jeder Zeile der Liste, die Sie nicht aufnehmen möchten.

word empfänger wählen

Schritt 4 Vergewissern Sie sich, dass Ihr Dokument die Feldnamen enthält, die Sie ausfüllen müssen, z.B. Liebe(r) . Wenn das Dokument die Felder nicht enthält, klicken Sie auf das Feld "Seriendruck einfügen" auf der Registerkarte Serienbrief.

word einfügen serienbrief feld

Schritt 5 Navigieren Sie zu "Ergebnisvorschau", um zu bestätigen, dass das Dokument korrekt ausgefüllt ist.

Word Vorschau Ergebnisse

Schritt 6 Klicken Sie auf "Zu Adobe PDF zusammenführen". In diesem Schritt empfehlen wir Ihnen, den Bereich der Seiten zu erfassen, die Sie zusammenführen möchten. Sie können auch auf "PDF-Dateiname angeben" gehen, um den Namen für die generierten PDFs einzugeben.

word serienbrief adobe

Teil 4. PDF-Serienbriefe mit GMass

Die letzte Methode, mit der Sie eine PDF-Datei wie ein Profi als Serienbrief zusammenfügen können, ist GMass, ein leistungsstarkes Serienbriefsystem für Google, insbesondere Gmail. Ein wichtiger Vorteil von GMass ist, dass Sie keine Zusatzprogramme von Drittanbietern wie Adobe Acrobat benötigen, um einen Seriendruck durchzuführen.

Mit GMass können Sie die E-Mails als Entwürfe speichern, so dass Sie sie später noch einmal überprüfen können, bevor Sie sie versenden. Ein weiterer interessanter Vorteil ist die erweiterte Personalisierung, die es Ihnen ermöglicht, schicke Bilder, Anhänge und Links hinzuzufügen und die Betreffzeile zu personalisieren.

Bevor Sie einen Seriendruck mit GMass durchführen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie ein Google-Blatt mit einer Liste aller Empfänger in einer Spalte und die zusammenzuführenden PDF-Dateien in einer anderen Spalte haben. Es würde auch helfen, sicherzustellen, dass alle Ihre PDF-Dateien versandfertig sind.

Sie benötigen außerdem ein Google Workspace-Konto und müssen eine GMass Chrome-Erweiterung installieren. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie mit GMass Serienbriefe erstellen.

seriendruck pdf gmass

Schritt 1 Installieren Sie die GMass Google Chrome-Erweiterung. Passen Sie die Erweiterungseinstellungen an und stellen Sie sicher, dass die Option "Hochgeladene Dateien konvertieren..." nicht angekreuzt ist. Laden Sie Ihre PDF-Dateien auf Google Drive hoch.

gmass-Erweiterung

Schritt 2 Bereiten Sie das Google Sheet mit den Angaben zu den Empfängern und dem PDF-Anhang vor. Sie können mehrere Spalten einfügen, um den Vornamen, den Nachnamen, das Unternehmen, die E-Mail-Adresse, etc. in das Blatt einzugeben.

Hinweis: Der Name der Spalte für den PDF-Anhang muss mit "Anhang" beginnen.

gmass Empfänger google sheet

Schritt 3 Melden Sie sich in Ihrem Google Mail-Konto an und klicken Sie auf die Schaltfläche "Sheets Connector".

gmail sheets connector

Schritt 4 Wählen Sie Ihre Tabellenkalkulation und klicken Sie auf die "Verbinden" Schaltfläche.

Schritt 5 Anschließend öffnet sich ein neues Fenster für die E-Mail-Komposition. Geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken Sie auf die Schaltfläche "GMass". So werden Ihre PDF-Anhänge mit der GMass Chrome-Erweiterung an mehrere Empfänger zugestellt.

gmass email

Teil 5. [Bonus] Wondershare PDFelement - Beste Alternative zu Adobe

Inzwischen wissen Sie, wie Sie ein PDF-Dokument mit Hilfe eines Word-Add-Ins, Adobe Acrobat und GMass zusammenführen können. Als Bonus bieten wir Ihnen eine Methode an, die eine hervorragende Alternative zu Adobe Acrobat darstellt.

Wondershare PDFelement ist ein effizientes Tool zur PDF-Bearbeitung, mit dem Sie auch PDFs per Serienbrief zusammenführen können, ohne dass Sie ein Zusatzprogramm eines Drittanbieters benötigen. Diese Plattform hat großen Wert auf Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit gelegt, ohne dabei an Funktionen zu sparen, die alle Ihre Anforderungen an die PDF-Bearbeitung erfüllen. Hier sind einige coole Funktionen, die Sie mit der Plattform nutzen können.

  • PDF-Bearbeitung
  • Dateikonvertierung in Word, Excel, PPT und mehr
  • Passwortschutz
  • OCR-Kompatibilität
  • Hinzufügen von Kommentaren und Anmerkungen
  • Organisieren von PDFs
  • Dokumente scannen
  • Erstellung von Formularen
  • Cloud Management
  • PDFs lesen

PDF mit PDFelement für den einfachen E-Mail-Versand vorbereiten

Sie haben gelernt, wie man PDF-Dokumente per Serienbrief zusammenführt. Die meisten E-Mail-Postfächer haben jedoch eine Größenbeschränkung für ihre Anhänge. Wenn Ihre Datei zu groß ist, schlägt der E-Mail-Versand fehl und der Empfänger erhält die E-Mail nicht rechtzeitig. Wenn Sie also eine Datei oder ein Dokument per E-Mail versenden möchten, sollten Sie es auf die richtige Größe reduzieren.

Hier finden Sie eine Anleitung zum Optimieren Ihrer PDF-Datei mit Wondershare PDFelement, um sicherzustellen, dass sie die richtige Größe für den E-Mail-Versand hat.

Schritt 1 Starten Sie die Wondershare PDFelement-Plattform und öffnen Sie die PDF-Datei, die Sie komprimieren möchten.

Schritt 2 Klicken Sie auf die "Tool" Schaltfläche.

Schritt 3 Wählen Sie die "Komprimieren" Schaltfläche und wählen Sie den Grad der Optimierung. Eine andere Möglichkeit, auf die Komprimieren Schaltfläche zuzugreifen, besteht darin, zur Homepage zu navigieren und die Registerkarte "Quick Tool" zu wählen.

PDF komprimieren

Schritt 4 Klicken Sie auf die "Anwenden" Schaltfläche, um die PDF-Datei zu komprimieren.

Darüber hinaus verfügt PDFelement über mobile Versionen für iOS- und Android-Systeme. Sie können die große PDF-Datei komprimieren und über Ihr Telefon per E-Mail versenden. Sehen Sie sich das folgende Video an, um mehr zu erfahren.

Fazit

In diesem Artikel stellen wir Ihnen 3 bewährte Methoden zum Zusammenführen von PDF-Dokumenten per E-Mail und ein fantastisches PDF-Tool - Wondershare PDFelement - vor, mit dem Sie die Größe von PDF-Dateien reduzieren können, um sie mit anderen zu teilen. Wir hoffen, dass dieser Artikel hilfreich war und Sie jetzt PDF-Dokumente wie ein Experte zusammenführen können.