[Leitfaden] Die 9 besten PDF-Rechnungsgeneratoren - kostenlos oder kostenpflichtig

Ein PDF-Rechnungsgenerator ist wie Ihr persönlicher Buchhalter. Mit anderen Worten: Sobald eine Bestellung eingegangen und ausgeführt oder die Dienstleistung abgeschlossen ist, möchten Sie sich dem nächsten Kunden zuwenden, richtig? Das einzige Problem ist, dass Sie für den Auftrag, den Sie gerade erledigt haben, auch bezahlt werden müssen und das kann zu einem langwierigen Prozess werden. Ein PDF-Rechnungs-Maker sorgt dafür, dass Ihre Kunden eine professionell aussehende Rechnung für erbrachte Dienstleistungen oder bestellte Produkte erhalten und wenn Sie noch einen draufsetzen, können Sie damit sogar den Status ausstehender Rechnungen nachverfolgen, so dass Sie Erinnerungen versenden können. Kurz gesagt, sogar ein kostenloser PDF-Rechnungsgenerator kann Ihnen den Vorteil bringen, dass Sie Ihre Debitorenbuchhaltung rationalisieren können - also Ihr persönlicher Vertriebsbuchhalter!

Wie erstellt man also eine PDF-Rechnung mit einem dieser Tools zum Erstellen von PDF-Rechnungen? Dieser Artikel stellt einige der besten Apps und Online-Dienste zur Erstellung von PDF-Rechnungen vor, mit denen Sie Ihre Vertriebsabläufe effizienter gestalten können.

Überblick: Die 9 besten Rechnungsgeneratoren 2023

#1: ZipBooks

Unser erstes Beispiel für einen PDF-Rechnungsgenerator ist heute ZipBooks, eine kostenlose Buchhaltungsanwendung, die in der Cloud läuft. Zu den wichtigsten Funktionen gehört unter anderem die Rechnungsstellung, bei der Sie Konten für Lieferanten anlegen, Rechnungen erstellen und sogar Zahlungen über digitale Kanäle wie PayPal und sogar Kreditkarten einziehen können.

ZipBooks hilft Ihnen auch bei der Buchhaltung, bei Berichten, intelligenten Einblicken, der Kostenverfolgung und anderen grundlegenden Buchhaltungs- und Abrechnungsaufgaben. Es ist ein relativ einfaches Tool im Vergleich zu z.B. QuickBooks von Intuit, aber das Beste daran ist, dass Sie schon mit der kostenlosen Version unbegrenzt viele PDF-Rechnungen erstellen, Kunden- und Lieferantenkonten anlegen, einfache Berichte anzeigen und sogar ein einziges Bankkonto für die Debitorenbuchhaltung verbinden können.

Funktionen

• Buchhaltung
• Rechnungsstellung
• Berichterstattung
• Zahlungsabwicklung
• Automatisierte Zahlungserinnerungen
• Intelligente Berichte und Einblicke
• Zeiterfassung

#2: FreshBooks

Ein weiterer interessanter PDF-Rechnungsersteller, den Sie ausprobieren können, ist FreshBooks. Dieses beliebte Produkt bietet im Vergleich zu unserer vorherigen Vorzeigeanwendung einen größeren Funktionsumfang, hat aber auch einen höheren Preis, da es keinen kostenlosen Tarif enthält. Natürlich gibt es eine kostenlose Testversion, die Sie anfangs nutzen können, aber danach wird Ihnen eine Rechnung gestellt. Dennoch werden Sie sehen, dass das Produkt häufig reduziert wird, um mehr Nutzer anzulocken.

Ähnlich wie unser vorheriges Tool ist auch FreshBooks eine in der Cloud gehostete Rechnungsstellungsplattform. Der Clou dabei ist die Möglichkeit, Ihre Rechnungen mit Logos und anderen Branding-Tools, individuellen Dankes-E-Mails und vielem mehr professionell zu gestalten.

Funktionen

• Buchhaltung
• Gehaltsabrechnung
• Zahlungen
• Fakturierung und Rechnungsstellung
• Kundenverwaltung
• Ausgaben überwachen

#3: Zoho

Eine der bekanntesten Marken im Bereich der PDF-Rechnungsgeneratoren ist wahrscheinlich Zoho. Dies war eines der ersten SaaS-Produkte in diesem Segment, was ihm große Popularität verschaffte. Heute gibt es Millionen von Nutzern und das Produkt selbst hat sich zu einer robusten Buchhaltungsplattform mit End-to-End-Lösungen für Buchhalter, Freiberufler und Unternehmen jeder Größe entwickelt, die ihre ein- und ausgehenden Geldflüsse verwalten.

Zoho richtet sich mit verlockenden Funktionen an kleine Unternehmen, insbesondere wenn es um die Erstellung individuell gestalteter Rechnungen geht. Wenn Sie also nur eine Lösung für die Rechnungsstellung, die Nachverfolgung und den Zahlungsverkehr benötigen, ist dies eine der besten Optionen.

Funktionen

• Robuste Funktionen mit umfangreichen Buchhaltungstools
• Tools zur Kontoverwaltung
• Überwachung von Rechnungen und Online-Zahlungsabwicklung
• Erstellung eines Kostenvoranschlags
• Kundenverwaltung
• Zeiterfassung
• Ausgaben überwachen

#4: Invoicely

Als Nutzer von Invoicely steht Ihnen eine ganze Reihe von Tools für die Rechnungsstellung und Buchhaltung im Browser zur Verfügung. Dieser fortschrittliche SaaS PDF Invoice Maker ist ein vollwertiges Finanzmanagementsystem unter einem Dach. Dazu gehören verschiedene Funktionen wie Rechnungsstellung, Zahlungsgateways, Zeit- und Kostenerfassung, individuelles Branding, Unterstützung für mehrere Unternehmen, AR-Verwaltung, Berichte und vieles mehr.

Invoicely bietet ein begrenztes kostenloses Paket, mit dem Sie PDF-Rechnungen erstellen und monatlich bis zu 5 davon an Ihre Kunden senden können. Es kann bis zu 3 separate Clients hosten, unterstützt die Abrechnung in mehreren Währungen und akzeptiert sogar PayPal-Zahlungen direkt auf Ihr Bankkonto. Die meisten anderen Funktionen sind jedoch in der kostenlosen Version gesperrt und Sie müssen ein Upgrade durchführen, um Zugang zu umfangreichem Branding, Unterstützung mehrerer Zahlungssysteme und anderen Vorteilen zu erhalten.

Funktionen

• End-to-End-Management des Finanzzyklus
• Cloud-basiert
• Umfangreiche Branding-Optionen in der kostenpflichtigen Version
• Umfassende Berichte und Einblicke

#5: Invoice Generator

Dies ist ebenfalls ein SaaS-Tool zum Erstellen von PDF-Rechnungen, das sich jedoch weitgehend von den anderen unterscheidet. In vielerlei Hinsicht ähnelt es dem Fakturierungssystem von PayPal, d.h. Sie können Rechnungen erstellen, versenden, verfolgen, Mahnungen versenden und sie sogar herunterladen, um sie über das Internet zu versenden oder hochzuladen. Sie beginnen mit einer Reihe von Rechnungsvorlagen, aus denen Sie auswählen und dann für jeden Kunden oder jedes Projekt anpassen und individualisieren können.

Da es sich um ein Cloud-basiertes Tool handelt, können Sie Ihre PDF-Rechnungen von jedem Gerät aus erstellen, solange es über einen modernen Browser und eine Internetverbindung verfügt. Wählen Sie einfach eine Vorlage aus, geben Sie die Details ein und senden Sie die Rechnung oder laden Sie sie herunter. Als Sicherheitsvorkehrung können Sie keine der beiden Aktionen durchführen, bevor die Felder An/Ab mit Ihren und den Daten Ihres Kunden ausgefüllt sind, um zu verhindern, dass Sie versehentlich unvollständige Rechnungen versenden.

Funktionen

• Vorlagenbasierter PDF-Rechnungsersteller
• Rechnungsdetails online ausfüllen
• Optionen für den Zahlungseingang
• Anpassbar - Zusätzliche Notizen, Währungswechsel, Begriffe, etc.

#6: Invoice Simple

Wie der Name schon sagt, handelt es sich hierbei um ein recht einfaches Tool zur Erstellung von PDF-Rechnungen, das im Wesentlichen genauso funktioniert wie das zuvor vorgestellte Tool. Es wird mit einer großen Auswahl an PDF-Vorlagen geliefert, die Sie für Ihre Kunden und andere Beteiligte einsetzen und anpassen können. Der Unterschied besteht darin, dass Sie auch Quittungen erstellen können, sobald Sie die Zahlung für Ihre Rechnungen erhalten haben, was den Kontenabgleich am Ende wichtiger Steuerperioden erleichtert.

Die Benutzeroberfläche ist sehr ansprechend und einfach zu bedienen. Sie wählen eine Vorlage aus, füllen sie aus, passen sie nach Ihren Wünschen an und drucken sie dann aus oder laden sie herunter. Sie können sie nicht direkt an Ihre Kunden senden, aber die Plattform kompensiert dies durch spezielle Funktionen wie die automatische Summierung von Teilsummen.

Funktionen

• Reichhaltige Vorlagenoptionen
• Einfaches Ausfüllen von Rechnungen online
• Automatisches Berechnen von Rechnungen
• Druckfertige Rechnungsvorlagen

#7: Adobe Express

Nicht viele Adobe-Benutzer kennen dieses Produkt, was ziemlich überraschend ist. Diese Plattform arbeitet auch mit Vorlagen, die ausgefüllt und angepasst werden können. Die Vorlagensammlung ist ziemlich umfangreich und natürlich vollständig PDF-kompatibel, so dass Sie sie problemlos speichern oder ausdrucken können, wenn Sie sie von einem Medium auf ein anderes übertragen. So können Ihre Kunden von jedem Gerät aus bezahlen, egal ob vom Desktop, vom Mobiltelefon oder vom Tablet.

Dies ist wahrscheinlich das einzige Dienstprogramm, das wir bisher besprochen haben, das sowohl mit mobilen Geräten als auch mit dem Desktop kompatibel ist. Das macht es sicherer, so wie das Endprodukt, das wir hier vorstellen werden. Der Vorteil ist, dass Ihre Finanzdaten sicher in Ihren eigenen Netzwerken aufbewahrt werden, anstatt ins Internet hochgeladen zu werden. Der einzige Nachteil dabei ist, dass Sie die Rechnung nur herunterladen und nicht direkt versenden können.

Funktionen

• Umfangreiche PDF-Rechnungsvorlagen
• Benutzerdefinierte Schriftarten und andere Elemente
• Umfangreiche Branding-Optionen
• Rechnungsentwürfe speichern und weitergeben

#8: Free Invoice Builder

Unser letzter Online PDF Rechnungs Maker für heute ist dieses vielseitige browserbasierte Tool. Danach besprechen wir eine robuste Hybridlösung mit Desktop- und Cloud-Funktionen. Dieses Tool eignet sich hervorragend für kleine Unternehmen, die jeden Monat ein paar Dutzend Rechnungen verschicken. Die Vorlagen sind nicht so umfangreich wie bei Adobe Express oder der Vorlagen-Mall von PDFelement, aber es gibt hier eine ganze Reihe von Optionen.

Das Beste daran ist, dass es, wie der Name schon sagt, kostenlos ist. Und auch die Bedienung ist denkbar einfach. Alles, was Sie tun müssen, ist, die URL aufzurufen, den Vorlagen Bereich aufzurufen, eine Option auszuwählen, sie online auszufüllen und sie dann herunterzuladen, um sie an Kunden zu senden.

Funktionen

• Verschiedene Arten von Rechnungsvorlagen - Steuer, PO, Blanko, Proforma, Kostenvoranschlag, etc.
• Vorlagen, getrennt nach Beruf und Land (Währung)
• Online-Generator für Rechnungen, Kostenvoranschläge, Quittungen, POs und mehr
• Erstellen und Herunterladen von anpassbaren Rechnungen

#9: PDFelement

Und nun kommen wir zu der umfassendsten Lösung für PDF-Rechnungen überhaupt: PDFelement. Dieses leistungsstarke Desktop-Dienstprogramm ist viel mehr als nur ein Tool zur Rechnungserstellung. Sie können PDFs erstellen (mit Rechnungsvorlagen und anderen gebrauchsfertigen Vorlagen), PDFs bearbeiten, in andere Formate konvertieren, mit Anmerkungen versehen, sichern, optimieren, organisieren, zusammenführen, teilen, ausfüllen und vieles mehr.

Das Beste an PDFelement ist die benutzerfreundliche Oberfläche, die sich mit den Bedürfnissen und Anforderungen der Anwender ständig weiterentwickelt. Jede Iteration baut auf dem Besten der Vorgängerversion auf und fügt weitere Funktionen und Benutzerfreundlichkeitselemente hinzu. Das Ergebnis ist eine steile Entwicklungskurve, die bei jeder Iteration zu preisgekrönten PDF-Lösungen führt. Die Vorlagen-Mall ist eine Online-Sammlung mit Tausenden von Vorlagen (einschließlich PDF-Rechnungsvorlagen), auf die Sie direkt aus dem Desktop-PDF-Editor zugreifen können, wenn Sie ein neues Dokument erstellen.

Im folgenden Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie PDFelement effektiv als Ihren bevorzugten PDF-Rechnungsersteller einsetzen können.

Schritt 1 Starten Sie PDFelement, klicken Sie auf PDF öffnen und wählen Sie PDF-Vorlage

In diesem Schritt öffnen Sie die Anwendung und klicken auf "PDF öffnen"

In den angezeigten Optionen wählen Sie "PDF-Vorlage"

Schritt 2 Wählen Sie Ihre PDF-Rechnungsvorlage

Sie gelangen zur Vorlagen-Mall, einer großen Sammlung von übersichtlich kategorisierten PDF-Vorlagen

Klicken Sie auf den Rechnungsabschnitt auf der linken Seite des Fensters

Wählen Sie eine Rechnungsvorlage aus der umfangreichen Sammlung, indem Sie auf "Jetzt bearbeiten" klicken.

Dies bringt die Vorlage in den Hauptbearbeitungsbereich von PDFelement

Schritt 3 Füllen Sie die Rechnung aus und passen Sie sie an

PDFelement ist von Haus aus ein PDF-Editor. Füllen Sie also einfach die Rechnung aus.

Sobald Sie fertig sind, können Sie das Dokument auf Ihrem Desktop speichern

Nach dem Speichern können Sie es direkt von der Oberfläche von PDFelement aus per E-Mail und über andere Kanäle weitergeben.

Abschließende Hinweise

Die Erstellung von Rechnungen ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens, aber das richtige Tool ist ebenso wichtig. Außerdem ist es wichtig für den Ruf und das Branding Ihres Unternehmens, da es Sie gegenüber dem Kunden repräsentiert. In gewisser Weise ist jede Rechnung, die Sie verschicken, eine Erinnerung an den Kunden, dass er mit Ihnen Geschäfte gemacht hat und wenn Sie wollen, dass er dieses Geschäft wiederholt, ist die Erstellung professionell aussehender Rechnungen von entscheidender Bedeutung. Deshalb ist ein erstklassiges Tool wie PDFelement für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, unabhängig von seiner Größe. Es bietet Ihnen Tausende von anpassbaren Optionen, um ein starkes Image für Ihre Kundenrechnungen zu schaffen - sowohl, um sicherzustellen, dass Sie pünktlich bezahlt werden, als auch, damit der Kunde bei seinem nächsten Bedarf wieder zu Ihnen kommt.